Auxiliará no sistema operacional de produção e arquivamento de documentos relativos à vida acadêmica do aluno, organização nos registros de professores habilitados, acompanhamento pelo Diário Oficial do Estado de São Paulo – decretos, normas e pareceres legais, acompanhamento no cadastro de alunos e professores no sistema SED (Secretaria Escolar Digital), acompanhamento nas solicitações e orientações da Diretoria de Ensino – Centro Oeste,

Reporte Hierárquico

Diretora Oficial

Principais responsabilidades

• Assessorar a Secretária Escolar e a Diretora Oficial no que for necessário, bem como atuar como representante da Secretária em sua ausência;
• Colaborar na preparação da documentação de alunos novos para análise dos Históricos Escolares, requerimento de matrícula, classificação e reconhecimento de estudos junto à Diretoria de Ensino – Centro Oeste, acompanhando os resultados publicados no Diário Oficial do Estado;
• Leitura diária do Jornal: “Diário Oficial” para acompanhar as notícias educacionais e realizar uma triagem do que é pertinente à Escola;
• Arquivar recortes de Leis, Decretos, Portarias, Regulamentos, Comunicados e outros, mantendo sempre atualizado, conforme a legislação vigente;
• Registrar matrículas, classificações, reclassificações, atas de resultados finais, laudas de concluintes, atas de conselhos de classe e outros, nos livros oficiais;
• Preparo de declarações de escolaridade, Históricos Escolares e outros documentos solicitados pelos pais, para serem assinados pela Diretora/Secretária;
• Recepcionar a Supervisora de Ensino em suas visitas oficiais e/ou em qualquer outra eventualidade;
• Protocolar e retirar documentos na Diretoria de Ensino;
• Digitação de documentos oficiais, conforme solicitação da Diretora Oficial, quando de alterações no Regimento Escolar, calendário de atividades ou matrizes escolares, para o Plano Escolar;
• Lançamento de notas nas fichas individuais dos alunos (Ensino Fundamental e Médio);
• Conferir com a secretária dados dos alunos para preenchimento de Históricos Escolares e Certificados dos alunos;
• Cadastro de alunos no Censo Escolar no sistema SED, semestralmente, com a supervisão da secretária escolar;
• Preparo da documentação de transferência de alunos e baixa de seus cadastros no sistema SED (SECRETARIA ESCOLAR DIGITAL);
• Pré-atendimento de pais, alunos, professores e envio de respostas por e-mails;
• Assessoria na Cerimônia de entrega dos certificados de conclusão do Ensinos Fundamental e Médio ao final do ano letivo assim como em festas cívicas ou outros eventos da escola;
  

PERFIL

Formação

Estudante de pedagogia, letras e/ou secretariado.

Qualificações profissionais na área de educação ou na área de secretaria, são desejáveis.

Conhecimento e competência

• Experiência secretarial/administrativa;
• Conhecimentos avançados da ferramenta Microsoft;
• Compromisso ao desenvolvimento profissional;

Experiência

• Experiência prévia em contexto educacional brasileiro é desejável.

Habilidades

• Habilidade de ler e escrever em Português, redigindo cartas e documentos solicitados por pais, professores ou pela diretoria de ensino.
• Português deve ser sua primeira língua, conhecendo as regras de gramática, assim como a cultura brasileira.
• Proficiência em inglês (nível intermediário) - certificado reconhecido nas três áreas seria uma vantagem.
• É essencial uma abordagem metódica e organizada, assim como atenção especial aos pormenores.
• Altamente competente no uso de computadores - rápido e preciso.
• Analisar e reconhecer documentos escolares apresentados.
• Capacidade de ser extremamente flexível, a fim de se adaptar às novas prioridades e responder às necessidades em constante mudança no dia-a-dia.
• Capacidade de gerir e priorizar a própria carga de trabalho com iniciativa e flexibilidade para cumprir prazos que podem, necessariamente, mudar.
• Capacidade de organizar, racionalmente, suas tarefas.
• Comunicação e habilidades interpessoais excelentes.
• Atendimento profissional de telefone.
• Forte capacidade de resolução de problemas.
• Capacidade de iniciar e manter sistemas eficientes de registros, segundo orientações oficiais.
• Demonstrar iniciativa e trabalhar de forma satisfatória tanto independentemente como em equipe.