Assistente Administrativo Construction - Eldorado do Sul
Verdes Vales
Atender clientes, registrar e emitir relatórios de operações financeiras, cadastrar informações e renovar seguros de clientes, verificar pendências de financiamento de clientes e conferir e organizar notas fiscais de venda.
Classificar e organizar documentos contábeis e administrativos, efetuar lançamentos de escrituração contábil, emitir notas ficais de venda, lançar folha de pagamento, efetuar digitações, verificar cálculos, conciliar contas, efetuar cobrança de valores devidos a empresa.
Requisitos e qualificações
- Cursando Ensino Superior ou curso técnico sobre rotinas administrativas.
- Conhecimentos em informática: planilha de cálculo, editor de texto e internet.
- Ótima escrita
- Ter experiência no departamento de oficina, será um diferencial;
Informações adicionais
Atribuições da Função:
- Receber ligações e outros chamados, solicitando atendimento de manutenção para equipamentos da linha de construção.
- Verificar e enquadrar o atendimento em garantia, preventiva, corretiva, PDI ou outro, através da identificação do equipamento, de um Pré-diagnóstico do defeito ou falha com base na análise dos relatos dos clientes bem como informar-se sobre a localização da máquina, modelo, série, horímetro, nome do cliente e telefone de contato.
- Diagnosticar, sempre que possível, junto com o cliente e Consultor Técnico, o provável defeito ou falha, através da troca de informações, visando facilitar e agilizar o processo de manutenção.
- Solicitar a documentação de novos clientes e acompanhar o cadastramento dos mesmos.
- Elaborar de acordo com a situação o orçamento inicial para avaliação e diagnóstico, com base nas tabelas de tempo padrão, apresentando para aprovação do cliente, discriminando: custos do deslocamento e previsão de horas trabalhadas, negociando preços e prazos.
- Solicitar Analise de crédito junto ao financeiro.
- Abrir as ordens de serviço do atendimento especificando dados do cliente, dados do equipamento, causa do defeito, o técnico responsável pelo serviço e requisição de peças.
- Confirmar as ordens de serviço após aprovação dos clientes, realizando as correções acertadas, tais como: descontos, prazos de pagamento e de entrega, dentre outros.
- Fazer folow up e confirmar as peças faltantes no almoxarifado, visando agilizar os atendimentos e caso necessário buscar alternativas de fornecimento, juntamente com o Gerente de Serviços.
- Programar os atendimentos de campo ou oficina, abrangendo definição de prioridades (equipamentos parados, clientes preferenciais, situações de emergência), escolha do técnico responsável, determinação de roteiros mais econômicos e da maximização de atendimento dentro de uma mesma rota.
- Emitir o relatório (romaneio) de peças requisitadas para que os técnicos retirem as peças do almoxarifado ou envio de mercadoria ao técnico no campo.
- Manter contato com o técnico responsável, informando-se sobre as informações repassadas pelo cliente, sobre as demandas de peças e serviços e necessidades de serviços de terceiros, visando dar continuidade ou abrir novas ordens de serviço.
- Administrar os atendimentos mediante a abertura de novas/adicionais ordens de serviço de campo, da elaboração dos orçamentos correspondentes e de renegociações com os clientes, providenciando todos os recursos materiais e humanos necessários para execução dos serviços.
- Lançar todas as Notas Fiscais de compras dos serviços terceiro nas ordens de serviços, incluindo a margem definida pela política de serviços.
- Emitir a nota fiscal de retorno conferindo as peças utilizadas e retornando ao estoque as não utilizadas pelo técnico.
- Emitir nota de remessa de peças a campo.
Fechamento de atendimento:
- Realizar o fechamento das ordens de serviços e emissão das notas fiscais de peças e serviços com base nas OS’s emitidas para cobrança dos serviços e peças junto aos clientes.
- Enviar as NF’s de serviços e peças aos clientes, através do e-mail cadastrado no sistema e resolver problemas de desvios de Notas Fiscais, caso ocorrer.
- Enviar formulário assinado, após entrega técnica, para setor de garantias John Deere e departamento de vendas.
- Acionar Garantia caso seja encontrado avarias no procedimento Check List de Entrada e PDI
- Registrar e Transferir o registro de propriedade do Equipamento no sistema do fabricante
- Verificar se o Equipamento está dentro do período de garantia no portal.
- Definir tipo de garantia a ser aplicado (máquinas nova/usada e serviço e/ou peças)
- Abrir Ordem de Serviço para garantia, e acompanhar o processo de garantia junto ao fabricante.
- Solicitar ao Departamento de Peças os itens a serem aplicados na garantia.
- Conferir peças novas e mão de obra a serem aplicados na ordem de serviço de garantia
- Manter (assegurar que) as peças usadas em garantia esteja armazenado em local apropriado, e etiquetadas.
- Providenciar o envio para o fabricante ou o descarte das peças utilizadas.
- Solicitar embasamento técnico para Gerar relatório (quando necessário)
- Analisar e garantir a sustentação técnica e operacional da garantia junto ao fabricante, solicitando informações complementares ao consultor técnico.
- Processar a garantia dentro do período especificado pelo fabricante (90 dias após a abertura da ordem de serviço).
- Encerramento da ordem de serviço de garantia
- Faturamento da ordem de serviço de garantia.
- Controlar e garantir as atualizações de PMP (Programa de Melhoria do Produto)
- Montar os processos de garantia abrangendo: recebimento das notas fiscais de remessa (GA), laudos técnicos e informações de peças não utilizadas, inserção dos dados dos equipamentos e dos atendimentos nos sistemas Verdes Vales, lançamentos dos tempos padrões conforme tabelas, preenchimento do espelho de garantia e envio da documentação correspondente para as fábricas;
- Controlar todos os processos de garantia através de planilhas eletrônicas, especificando: descrição do equipamento, dados do cliente, número da nota fiscal, número do processo, descrição da falha e valor recebido, dentre outros;
- Conferir as notas de crédito emitidas pelas fábricas com o que foi solicitado pela Verdes Vales, para que seja feita a liquidação pelo financeiro, especificando as notas fiscais que compõem o crédito;
- Inserir no sistema Sisdia os recebimentos das notas de crédito em cada ordem de serviço/processo correspondente;
- Manter organizado e atualizado os arquivos de processos de garantia, por ordem de serviço, notas de crédito e por equipamento;
- Conferir no Linx, protocolar e encaminhar as notas fiscais de serviços prestados por terceiros no sistema (financeiro) para efeito de pagamento;
- Lançar no Linx o controle de produtividade dos técnicos de campo.
- Receber dos técnicos os respectivos acertos de viagem e outras solicitações intermediários se for o caso.
- Conferir e analisar detalhadamente os relatórios de viagens dos técnicos, informando as anormalidades ao Supervisor e encaminhando para aprovação.
- Analisar relatório de OS’s sob sua responsabilidade, cobrar do Consultor Técnico as pendências e fazer o fechamento dentro dos prazos determinados.
- Receber coletas de amostras de fluidos e encaminhar para análise em laboratório.
- Encaminhar resultados das análises de óleo para os clientes e propor intervenções quando os resultados forem críticos.
- Controle do estoque e distribuição dos EPIS ao time de serviços.
- Portaria de serviços.
- Sala de garantias.
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