Assistente Administrativo
JOELSO ANDRADE Consultores Associados
Estamos em busca de um Assistente Administrativo
Atividades:
Requisitos Necessários:
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Atividades:
- Colaborar para a organização na área de administrativa da empresa,;
- Receber e arquivar documentos;
- Cuidar das contas a pagar;
- Manter a agenda do executivo atualizada;
- Solucionar pendências dos setores, fotocópia ou escanear documentos;
- Usar os principais programas de computador;
- Responder e-mails;
- Prestar atendimento aos clientes, consistindo estes em: recepcioná-los, tanto pessoalmente como por telefone, interpretar com clareza sua solicitação, registrar, a solicitação e certificar que seu pedido foi conduzido diretamente ao responsável para prestação das informações;
- Fazer e atender ligações, no atendimento utilizar sempre “Joelso Andrade, (nome do funcionário) bom dia, boa tarde ou boa noite”;
- Manter o cadastrado da empresa sempre atualizado no sistema de controle interno;
- Verificar às demandas dos clientes e das áreas internas da empresa e buscar as respectivas soluções;
- Controlar as correspondências e ou protocolos de entrada e saída, quando for o caso, organizá-las e distribuí-las ao destinatário;
- Certificar que, as solicitações efetuadas pelos clientes ou pelas áreas internas foram devidamente registradas no sistema de controle interno;
- Executar arquivamento de documentos seja físico ou virtual;
- Controlar as chaves da sala de reunião e do depósito físico de arquivos e documentos;
- Elaborar ofícios, relatórios, apresentações e outros documentos quando solicitadas;
- Manter em ordem e limpo a recepção, mesa e o local de trabalho;
- Atuar com ética no exercício da função: imagem profissional, imagem da empresa, sigilo profissional, relacionamento com colegas e superiores;
- Realizar outras atividades requisitadas pelos superiores imediatos.
- Emite DARE das empresas do Simples Nacional no portal da SEFIN-RO em seguida válida com os relatórios da plataforma Eficiência Fiscal;
- Controla os vencimentos das Certidões negativas, certificado digital e Cadastro da Suframa das empresas clientes do escritório, este controle é feito com o uso do sistema de controle interno;
- Controlar a emissão do PIN e taxas da Suframa dos clientes vinculados a estas operações;
- Baixa os XML das Notas Fiscais Eletrônicas e do Conhecimentos de Transportes das empresas do Simples Nacional direto do portal da Eficiência Fiscal, salva em pasta específica do servidor interno para posterior importação pela Área Fiscal;
- Acessa o portal das Prefeituras com o login e senha de acesso da empresa, em seguida baixa os XML das Notas Fiscais de Prestação de Serviços emitidas no respectivo período em seguida salva em pasta específica do servidor interno para posterior importação pela Área Fiscal;
- Solicita, recebe do cliente e organiza os arquivos de inventário, gera o arquivo TXT e salva em pasta específica do servidor interno para posterior importação pela Área Fiscal;
- Cadastre, emite as guias de recolhimento e procede a declaração anual do Microempreendedor Individual - MEI no portaldoempreender.gov.br;
- Procede à emissão dos honorários mensal, boletos bancários, notas fiscais de serviços, controla os recebimentos, e realiza o fechamento do caixa interno do Escritório;
- Preparar processos de Constituição, alteração ou baixa contratual perante a Junta Comercial e todos os demais órgãos vinculados tais como Receita Federal DBE, SEFIN IE, Prefeitura Alvará de Localização, Suframa, Ibama entre outros que a atividade da empresa exigir;
- Quando solicitada procede a emissão de QSA, CNPJ, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal, nota fiscal de produtor rural, contrato de locação entre outros serviços que poderão ser realizados na empresa para atendimento exclusivo a clientes do escritório;
- Controla a emissão dos alvarás ou Licenças de Localização das empresas pelas respectivas prefeituras do município onde se localiza a empresa seja de empresas novas ou já abertas.
- Organiza dados para emissão contrato de prestação de serviços contábeis sempre quando solicitado pelo Diretor/Presidente;
- Cadastrar a empresa no sistema de gestão interna inserindo todos os dados que serão utilizados pelas demais áreas da empresa, em seguida comunica ao cliente novo senha de acesso a plataforma de recebimento de documentos;
- Procede a solicitação do certificado digital A1, agendando a data para o cliente comparecer na certificadora e organizar a documentação que deverá ser apresentada para emissão do certificado digital;
- Emite o arquivo CSC do portal da SEFIN e envia para o cliente ativar a emissão das NFC-e, certificado de quantos PDV serão ativados, esta informação deverá ser registrada no sistema de gestão interna da empresa;
- Mantém atualizada em pasta específica digital todas as alterações realizadas pela empresa, caso contrário providenciar e fazer constar na pasta de documentos.
- Arquivo interno: recepcionar de todos os departamentos os documentos para arquivo, em seguida, identifica, digitaliza se for o caso, e proceder o arquivamento seguindo o padrão adotado pela empresa;
- Cadastrar documentos no portal das assinaturas para a execução das assinaturas digitais dos signatários;
- Executa outras tarefas relacionadas com o cargo, a critério do superior.
Requisitos Necessários:
- Curso Superior completo ou cursando (preferencialmente ciências contábeis);
- Conhecimento específico: Excel, Word, Terminal Service, Teamwear;
- Atenção;
- Interesse e cuidado aplicado na execução de uma tarefa;
- Iniciativa;
- Potencial para aprendizagem;
- Proatividade (comportamento de antecipação e de responsabilização pelas próprias escolhas e ações frente às situações impostas pelo meio);
- Relacionamento interpessoal;
- Raciocínio lógico.
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